（1）按文书的功用和适用范围划分
从文书的功用和适用范围上大体可以分为以下9类。
① 党政文书类。所谓党政文书是指国家规定的正式公文种类。按照1996年中央办公厅公布的《中国共产党机关公文处理条例》的规定，党的机关公文有14 种：决定、决议、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。按照2000年8月国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，国家行政机关的公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
② 规章文书类。该类文书主要包括法律、法规、章程、条例、办法、规定、细则及各种制度规程等。
③ 日常事务类。主要有计划、总结、调查报告、公示、述职报告、提案、讲话稿、演讲稿、解说词、典型材料等。
④ 司法文书类。该类文书主要应用于公安单位、人民法院、人民检察院、公证单位以及公民、法人及其他组织使用的公务文书。
⑤ 经济文书类。常见的有：经济合同、市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、各类质量检查报告、财经预决算报告、审计索赔求赔书、产品说明书、外贸业务函电、出口货物申请书及许可证、出口货物报单、招标书、投标书、申请保险书、信用证书以及电报、电传、传真、电子邮件等。
⑥ 科技文书类。主要包括：专利申请书、专利说明书、发明申报书、权利要求书、科技建议书、科技考察报告、项目申请书等。
⑦ 外事文书类。主要有：各种外事函电、护照、备忘录、照会、公报、声明、国书、接受书、确认书、协定、条约等。
⑧ 礼仪文书类。主要有：各种庆贺书，如贺信、贺电、贺词等；各种致词，如欢迎词、欢送词、祝酒词、答谢词、题词等；各种请柬，如请帖、柬帖、聘书、邀请函等。
⑨ 书信文书类。主要有：各种推荐书、求证书、慰问书、决心书、保证书、倡议书、意见书、挑战书、应战书，以及介绍信、证明信、感谢信、表扬信等。
这9类文书，都具有处理公务的性质，因而可以划入公文的范畴，但就规范程式和格式而言，目前只有党政类文书和规章类的法律、法规以及司法类的部分文书做了严格的规定，其他由于缺乏程式、格式的规范性，一般列入应用文的研究范畴。
（2）按文书的来源划分
① 收来文书。收文是指外单位制成的，作为传达自身单位的意图，发送到本单位来的公文。例如国务院、省（自治区、直辖市）政府以及本单位的上下级单位发送来的公文、其他公司因业务需要发来的公文等。
② 对外文书。又称对外公文，是本单位对外单位发送的公文。例如分公司给总公司的请示、汇报；总公司给各分公司的指示、通知；本公司给兄弟公司发去的的函、通知等。
③ 内部文书。内部文书是指本单位内部使用的文书，例如公司内部使用的通知、工作计划、总结、会议纪要等。
在文书工作中，为了管理方便，收文、发文和内部文书，一般需要分别进行登记。另外，这种划分方法主要是以制成文书的直接目的为依据。在实际工作中，对某些具体文书来说，这种划分并不是绝对的，如有时内部使用的文书，也需要向上级单位报送或备案，或者与其他单位交流；有时收来的文书又向外转发等。
（3）按行文关系划分
行文是指一个单位给另一个单位的发文。行文关系是指发文单位和收文单位之间的关系，也就是由组织系统、领导关系和职权范围所确定的各单位之间的公文授受关系。从收文单位和发文单位之间的工作关系上看，既有相隶属的上下级之间领导与被领导的关系，也有不相隶属或平级的关系。因此，按收发文单位之间这种不同的工作关系来划分，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文三大类。
① 上行文，指下级单位向其所属的上级领导单位发送的公文，也就是自下而上的行文。例如：下级单位上报的工作报告、请示等。通常，上行文是下级单位向上级单位汇报工作、反映问题、请示事项、请求工作指导等方面的文件。
② 下行文，指上级领导单位对所属下级单位的一种行文，即自下而上的行文。例如，省级人民政府对所属的市人民政府的行文、国家教育部给所属高校的行文、总公司对各分公司的行文。下行文常用的文种有命令、决定、通知、批复等。
③ 平行文，指平级单位或不相隶属的单位之间的一种行文，其主要文种是函或知照性的通知。例如：国务院各部之间、某省政府与另一个省政府之间、一个省的厅局之间，都是平级关系，彼此之间的行文就是平行文。再如：政府与部队之间、部队与学校之间没有隶属关系，它们之间的行文也是平行文。
（4）按文书的性质和作用划分
按文书的性质和作用可以分为：规范性文书、指挥性文书、决断性文书、报请性文书、知照性文书、契约性文书、记录性文书、礼仪性文书、计划性文书等。
① 规范性文书。主要指党和国家制定和发布的法律、法令和行政法规公文，同时也包括企事业单位制定和发布的一个单位或工作活动的规范和要求。
② 指挥性文书。主要是用来领导和指挥工作的文书，如指示、通知等。
③ 决断性文书。对某一任务事项做出决断，要求有关组织和人员贯彻执行的文书。这类文书主要是决定和决议。
④ 报请性文书。下级单位向上级报告、请示工作，反映情况和要求答复的文书。
⑤ 知照性文书。向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求，其作用主要是知照情况和意图。如通知、通告、公告、通报、函等。通告、公告、公报等又可以称为公布性文书。
⑥ 契约性文书。企事业单位和有关人员之间为建立契约关系而形成的合同、协议、意向书等。
⑦ 记录性文书。用以记录、记载会议情况与会议主要精神，回顾、记载有关活动的文书，主要有会议记录、电话记录、大事记、会议纪要等。
⑧ 礼仪性文书。为进行交际往来、沟通思想、联络感情而制作的文书，如请柬、贺信、讣告、悼词等。
⑨ 计划性文书。为达到一定目的或完成一定的任务而预先制定的包括行动措施、方法、步骤以及时间日程等内容的计划、规划、纲要、方案、安排、要点、设想等。
